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Personal
Information Privacy Policy
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Politique
sur la protection des renseignements
personnels
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Board-approved
draft for member vote Febuary 18, 2010
Proxy
votes can be sent by e-mail to:
president1(at)onno.ca.
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Ébauche
approuvée par le conseil d'administration
pour le vote des membres du 18 février,
2010
Les
bulletins de vote par procuration peuvent
être acheminés par courriel à
president1(at)onno.ca
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Click
here
to see Personal Information Privacy
Consent Form
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Cliquez
ici
pour voir Formulaire de
consentementProtection des
renseignements personnels
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INTRODUCTION
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INTRODUCTION
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| As
a not-for-profit corporation ON/NO is not
subject to the provisions of the
Personal Information Protection and
Electronic Documents Acts (PIPEDA).
However, we take the privacy of our
members very seriously and in order to
protect that privacy the following policy
is included in the Rules and Bylaws of
ON/NO as Section 8.05 Privacy.
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En
tant qu’entité sans but lucratif, ON/NO
n’est pas soumise à la Loi sur
la protection des renseignements
personnels et les documents électroniques
(LPRPDE). Cependant, nous prenons au
sérieux la protection de la vie privée
de nos membres et dans le but de protéger
la vie privée, la politique ci-après est
incluse dans la section 8.05
"Protection de la vie privée"
des règles et règlements d’ON/NO.
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PURPOSE
OF INFORMATION COLLECTION
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BUT DE LA
COLLECTE D'INFORMATION
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In
order to send membership renewal notices
and notices for events, information, and
newsletters, ON/NO requires certain
limited information from its members. By
signing the privacy consent form,
members agree to the collection of this
information for ON/NO club use.
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Dans
le but d’expédier des avis de
renouvellement d’adhésion, des avis d’activités,
informations et bulletins, ON/NO
requiert une quantité limitée d’information
de ses membres. En signant le formulaire
de consentement de la protection de la
vie privée, les membres donnent leur
accord à la collecte de cette
information pour l’usage du club
ON/NO.
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SÉCURITÉ
ET SAUVEGARDE
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The
information provided will be kept on a
limited access database. Only the
President, Membership Director, and
Communications Director will have access
on a need to know basis.
Details of membership will not be
shared either to other club members or
outside ON/NO. From time to time ON/NO
is asked by Naturists Associations such
as the Federation of Canadian Naturists
(FCN) to confirm club membership of a
person/s applying for association
membership. These questions are answered
by just ‘Yes’ or ‘No’, no other
details will be released.
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Les
informations fournies seront conservées
dans une banque dont l’accès des
données est limité. Seuls le
président, le directeur des adhésions
et le directeur des communications
auront accès sur une base nécessitant
le besoin de savoir.
Les détails des adhésions ne seront
pas partagés autant avec les autres
membres du club qu’à l’extérieur d’ON/NO.
À l’occasion, certaines associations
naturistes telle la Fédération
canadienne des naturistes (FCN) demande
à ON/NO de confirmer la validité d’une
adhésion d’un membre qui tente d’obtenir
une adhésion avec leur association. Ce
genre de questions se répond par un
simple "oui" ou
"non" sans donner de détails
supplémentaires.
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CONSENT
AND WITHDRAWAL THEREOF
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CONSENTEMENT
ET DÉSISTEMENT EN CONSEQUENCE
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Consent for ON/NO to keep personal
information of members will be renewed
each year on the membership renewal
form. Consent may be withdrawn at any
time and that will also be the
termination of membership. Lapsed
membership is a form of withdrawal of
consent. All lapsed information will be
moved to "Inactive Status" and
separated from active records. After six
(6) years, all outdated personal
information will be purged from the
records of ON/NO
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Le
consentement offert à ON/NO de
conserver l’information personnelle
des membres sera sujet à renouvellement
à chaque année via le formulaire de
renouvellement d’adhésion. Le
consentement peut être retiré à n’importe
quel moment et cela entraînera la
résiliation de l’adhésion. Une
adhésion expirée est reconnue comme
étant un désistement au consentement.
Tous les renseignements expirés seront
transférés dans nos dossiers
"inactifs" et séparés de nos
dossiers courants. Après six (6)
années, tous les renseignements
désuets seront épurés des dossiers d’ON/NO.
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INDIVIDUAL
ACCESS
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ACCÈS
INDIVIDUEL
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The
Board of Directors of ON/NO will be
happy to provide individuals with access
to their personal records within thirty
(30) days of receipt of a written
request.
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Le
conseil d’administration d’ON/NO se
fera un plaisir de fournir l’accès à
leurs propres dossiers, en dedans de
trente (30) jours suivant la réception
d’une demande écrite, aux individus
qui en feront la demande.
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COMPLAINTS
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PLAINTES
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Any and all complaints will be dealt
with promptly and in strict confidence
by one or more Directors of ON/NO.
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Toute plainte sera traitée avec
diligence et confidentialité des plus
strictes par un ou plusieurs directeurs
d’ON/NO.
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Approved by the Ottawa
Naturists / Naturistes de l’Outaouais
(At a date to be
determined
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Approuvé par Ottawa
Naturists / Naturistes de l’Outaouais
(à une date à être
determinée)
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©
2010, Ottawa Naturists
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© 2010, Naturistes
de l'Outaouais
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